Stadgar

Antagna 2008-03-12

NAMN

Föreningens namn är GIS Östergötland, där GIS står för Geografiska InformationsSystem.

ÄNDAMÅL

Föreningen är ideell och har som syfte att stimulera verksamhet inom området GIS. Detta bör ske på följande sätt:

* Information skall spridas till medlemmarna genom möten, konferenser och eventuellt genom ett enkelt informationsblad.

* Föreningen skall genom sin förankring i både teoretisk och praktisk verksamhet och med medlemmar som både producerar och konsumerar GIS-data vara början till ett naturligt kontaktskapande centrum i länet för GIS.

* Föreningen skall verka för att databaser som är viktiga för medlemmarna byggs upp i länet på sådant sätt att omfattning, innehåll och tillgänglighet på optimalt sätt anpassas till användarnas behov.

* Föreningen skall verka för att forsknings- och utvecklingsprojekt kommer till stånd och att dessa bedrivs under nödvändig samverkan mellan användare och utvecklare. Föreningen skall också verka för att resurser tillförs GIS-relaterad forskning inom regionen.

* Grund- och vidareutbildning i GIS skall stödjas genom att föreningen t ex tar initiativ till och eventuellt även administrerar kurser, konferenser o dyl.

MEDLEMSKAP, MEDLEMSAVGIFTER

Medlemskap i föreningen står öppen för alla organisationer som har verksamhet inom Östergötlands län.
För medlemskap krävs att en årlig avgift betalas in till föreningen. För intressenter, som vill ge föreningen större resurser, finns möjlighet att betala in flera årsavgifter.
Faktura på årsavgiften sänds ut vid kalenderårets början och skall betalas före årsmötet. Medlemmar som tillkommer under verksamhetsåret erlägger en avgift som motsvarar den tid som är kvar av verksamhetsåret.
Medlem, som inte erlagt årsavgift inom viss tid anses ha utträtt ur föreningen. Styrelsen bestämmer vilka tider som skall tillämpas.

FÖRENINGSSTÄMMA

Föreningsstämman är föreningens högsta organ och består av samtliga medlemmar.
Årsmöte skall hållas före mars månads utgång.

Kallelse, med förslag till dagordning och verksamhetsberättelse innefattande årsräkenskaper, förslag till budget, valberedningens förslag och förslag i frågor av stor vikt för föreningens verksamhet skall utsändas senast tre veckor före stämman.

Extra föreningsstämma kan anordnas när styrelsen så beslutar samt när minst 1/3 av antalet medlemmar så begär. Kallelse till extra stämma skall sändas ut 14 dagar före den extra föreningsstämman.
Kallelsen skall ange den eller de frågor, som skall behandlas vid stämman.
Andra frågor får inte tas upp.

Protokoll skall föras vid föreningsstämman.

RÖSTRÄTT, BESLUT VID STÄMMAN

Rösträtt vid föreningsstämma tillkommer varje närvarande medlem som erlagt medlemsavgift och som har registrerats som medlem.

Rösträtt kan utövas av ombud med skriftlig fullmakt.

Medlemmarna har röstandelar i proportion till den inbetalade årsavgiftens storlek, dock högst fem röstandelar. Beslut fattas med enkel majoritet av röstandelarna. Vid lika röstetal gäller den mening som biträds av mötesordföranden.
Vid val skall lotten fälla utslag.

Beslut om stadgeändring fattas med 2/3 majoritet av röstandelarna vid årsmötet eller vid extra föreningsstämma. Beslut om föreningens upplösning skall för att vara giltigt fattas vid två på varandra följande föreningsstämmor, varvid det vid varje tillfälle krävs minst 2/3 majoritet av röstandelarna.

ÅRSMÖTET

Vid årsmötet behandlas följande frågor:

Fråga om stämmans stadgeenliga utlysning.
Genomgång av medlemsförteckning med röstandelar.
Upprop och förteckning av fullmakter.
Val av ordförande och sekreterare för årsmötet.
Val av två justeringsmän.
Godkännande av dagordningen för mötet.
Verksamhetsberättelse inklusive ekonomisk redovisning.
Revisorernas berättelse.
Fråga om styrelsens ansvarsfrihet.
Val av ordförande i föreningen.
Val av kassör i föreningen.
Fastställande av antalet ledamöter.
Val av övriga ledamöter i styrelsen.
Val av valberedning.
Val av revisor.
Fastställande av medlemsavgifter.
Eventuella styrelsearvoden.
Styrelsen för kommande verksamhetsår.
Fastställande av verksamhetsplan och budget för verksamhetsåret.
Övriga frågor.

STYRELSE

Vid årsmötet väljs ordförande, kassör och övriga styrelseledamöter. Mandatperioden är två år. Omval är tillåtet. Vid första tillfället väljs dock ordförande och två ledamöter för tiden fram till kommande årsmöte.

Styrelsen skall bestå av minst fem men högst sju ledamöter och minst två suppleanter.
Styrelsen utser inom sig övriga styrelseposter och funktioner.

Styrelsen sammanträder minst två gånger per år samt på styrelseledamots begäran.

Styrelsen är beslutsför när minst hälften av ledamöterna är närvarande.

Beslut fattas med enkel majoritet. Ordföranden har utslagsröst vid lika röstetal.

Protokoll skall föras vid styrelsemöte.

Styrelsen beslutar om firmatecknare.

Styrelsen skall särskilt tillse att
- föreningsstämmornas beslut genomförs
- medlemsregister förs
- förslag till verksamhetsplan och budget tas fram inför årsmötet
- verksamhetsberättelse och årsräkenskaper tas fram

SEKRETARIAT

Styrelsen får upphandla administrativt stöd och de specialtjänster som behövs.

VALBEREDNING

Vid föreningens årsmöte utses en valberedning bestående av två personer och två suppleanter för dessa. En ledamot i valberedningen utses till sammankallande.

FINANSIERING

Föreningens verksamhet finansieras i första hand genom årliga medlemsavgifter.

För att kunna driva en tillräckligt aktiv verksamhet krävs också att vissa arbeten sker inom ramen för deltagarnas ordinarie uppgifter och ansvarsområden.

Konferenser och kurser bör avgiftsfinansieras.

VERKSAMHETSÅR

Föreningens verksamhetsår omfattar ett kalenderår.
Med mandatperiod avses tiden från ordinarie årsmöte till nästa ordinarie årsmöte.

REVISORER

Vid årsmötet väljs två revisorer och två suppleanter för dessa för att granska föreningens förvaltning och räkenskaper. Revisionsberättelsen skall lämnas till styrelsen i god tid före årsmötet.

LIKVIDATION

Beslutar föreningsstämman att föreningen skall upplösas skall föreningens eventuella överskott fördelas mellan medlemmarna med ledning av storleken på de årsavgifter som erlagts det år som föreningen upplöses.
Föreningsstämman kan också besluta att överföra medel till annan organisation som kan driva sådan verksamhet som gagnar denna förenings ändamål. För ett sådant beslut krävs dels 2/3 majoritet av röstandelarna för att detta förfarande skall ske samt dels 2/3 majoritet av röstandelarna för godkännande av mottagare.

Icke utnyttjade bidragsmedel för särskilda ändamål återgår till bidragsgivaren.